5 Tipps, mit denen du deine E-Mails garantiert besser bearbeitest.
E-Mails effizient bearbeiten – das scheint eine Kunst zu sein. E-Mails sind der Zeitfresser im Büroalltag. Das gilt, wenn du anstrebst, alle zu lesen, oder dein Gegenüber katastrophal schreibt. Heute präsentiere ich dir ein paar Tipps, die dir bei deiner Arbeit helfen.
Erneut stehen wir vor der Frage: Die E-Mail, unschlagbares Kommunikationsinstrument oder «pain in the ass»?
Bearbeitest du deine E-Mails effizient, profitierst du von Vorteilen:
Tipp 1: Alle guten Dinge sind drei – prüfe dreimal täglich deine Inbox.
Der erste Tipp ist für mich der Beste. Die Idee stammt aus einer Zeit, in der E-Mails nicht weit verbreitet waren. Vor Jahren war es normal, einmal pro Tag geschäftliche Post zu erhalten.
Heute ist es normal, regelmäßig die Inbox zu prüfen oder eingehende E-Mails sofort zu lesen. Dieses Hin und Her ist ineffizient, du brauchst Zeit, um dich erneut auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
Besser ist es, sich Zeitfenster zu reservieren. Ich bearbeite meine E-Mails am Morgen, nach dem Mittagessen und vor dem Feierabend.
Tipp 2: Die Alternative – bearbeite E-Mails in festen Zeitblöcken.
Wenn es dir hilft, begrenze die Zeit, in der du E-Mails bearbeitest. Nutze die Pomodoro-Methode. Sie unterstützt dich kinderleicht deine Inbox abzuarbeiten.
Der Vorteil: Sofern E-Mails keinen Spaß machen – kannst du dir sagen: „Nur noch 25 Minuten, dann mache ich etwas anderes.“
Tipp 3: Getting Things Done – nutze dieses Prinzip konsequent.
Die Inbox von Outlook und anderen E-Mail-Programmen ist vor allem eins: ein Eingangskorb. Somit gelten hier die Regeln wie für Eingangskörbe:
Entscheide, wie du es machst. Eine Kundin sagte mir, dass sie in ihrem Mailprogramm einen Ordner „Action“ einrichten. Hier legt sie die E-Mails ab, für die sie mehr als zwei Minuten benötigen. Die Inbox reduziert sich und gleichzeitig wird klar, was noch zu tun ist.
Selbst wenn ich es liebe zu schreiben, nutze ich regelmäßig das Telefon. In einem Gespräch löst du Probleme, bevor diese entstehen. Zeitgleich vermeidest du Ketten-E-Mails, bei denen die Anzahl Empfänger stetig zunimmt.
Ach ja! Eine dringende Bitte habe ich noch: Versende auf gar keinen Fall ein E-Mail und rufe sofort den Empfänger an. Es gibt ehrlich gesagt kaum etwas, was mich im Büroalltag mehr nervt. Erwarte nicht, dass deine Kollegen regelmäßig ihre Inbox „scannen“. Also, lass es einfach sein.
Tipp 4: Arbeite ausschließlich, wenn du aufmerksam und belastbar bist.
Ich bearbeite meine Inbox dreimal täglich. Hierfür nutze ich die Zeitfenster, die nicht meine ganze Konzentration erfordern. Für mich selber reicht das absolut aus.
Komplexe E-Mails erledigst du, wenn du konzentriert und leistungsfähig bist. In diesem Fall nutzt du deinen Biorhythmus optimal.
Tipp 5: In der Kürze liegt die Würze: Fasse dich kurz!
Viele E-Mails zeichnen sich durch unnütze Informationen oder verschachtelte Sätze aus. Mühsam arbeitest du den Kern heraus und das kostet vor allem eins: Zeit.
Ich schätze kurze und präzise E-Mails. Der Empfänger erfasst die Thematik schnell und versteht umgehend, was zu tun ist. Selbst wenn es schwerfällt, ein Leitsatz wäre: „Nutze nicht mehr als 280 Zeichen!“ Bei Twitter funktioniert das ausgezeichnet.
Sei nicht Teil des Problems, werde Teil der Lösung: Verfasse effektiv E-Mails.
Führe dir stets vor Augen: Du bist Teil des Problems. Wenn du bessere E-Mails verfasst und diese effizient priorisierst, verbesserst du die Gesamtsituation. Denn wie schon Sartre sagte: „Die Hölle, das sind die anderen!“
Hierbei helfen dir garantiert zwei meiner Artikel. Die LOGIK-Methode zeigt dir, wie du präzise E-Mails schreibst und damit die E-Mail-Flut reduzierst. Zusätzlich biete ich dir 3 Tipps, mit deren Hilfe du 50% deiner E-Mails löscht, ohne etwas zu verpassen.
Wie du mehr Pep und Schwung in deinen Schreibstil bringst, verrate ich dir gern in einem Textcoaching. Also, melde dich!