Wie du kinderleicht präzise E-Mails schreibst und die E-Mail-Flut reduzierst.

Strukturiere den Inhalt deiner E-Mails. Konzentrier dich dabei ausschließlich auf relevante Daten. Die LOGIK-Methode hilft dir dabei garantiert präzise E-Mails zu schreiben. So bringst du die wichtigsten Fakten rasch auf den Punkt.

Die E-Mail: Fluch oder Segen? Entscheide du!

Unschlagbares Kommunikationsinstrument oder «pain in the ass»? Die E-Mail bietet viele Vor- und Nachteile. Eins ist sicher: Wie werden sie in absehbarer Zeit nicht los. Wir müssen uns mit ihr arrangieren und das beste aus der Kommunikation rausholen.

Es gibt viele Methoden, die den Umgang mit der hohen Zahl an E-Mails optimieren.

Dennoch ist mein persönlicher Favorit die LOGIK-Methode. Denn hier macht man selbst den Unterschied. Konsequent vermeidest du eine hohe «Re-Quote» und entlastet dich damit. Zusätzlich reduziert sich das gesamte E-Mail-Aufkommen bei Kunden und Kollegen. Denk immer daran: Du bist Teil der E-Mail-Flut.

Mit der LOGIK-Methode E-Mails konsequent präzise schreiben.

Immer wenn es darum geht sich etwas einzuprägen, sein Verhalten zu ändern, oder Dinge einfach nicht hängen bleiben: Hilft ein Akronym!

LOGIK ist ein solches Akronym. Wendest du es konsequent an, strukturierst du damit deine E-Mails und konzentriere dich nur auf relevante Inhalte. Jeder Buchstabe ist ein Arbeitsschritt: Limitierung, Ordnung, Gewünschtes Resultat, Instrumente und Konsequenz.

So nutzt du LOGIK erfolgreich beim täglichen Schreiben.

E-Mails benötigen Zeit und deine volle Aufmerksamkeit. Denk immer daran: Die Zeit, die du dir jetzt nicht nimmst, verlierst du im Anschluss.

Fokussiere dich auf jeden einzelnen Teil des Akronyms. Zu jedem Buchstaben gebe ich dir einige Fragen an die Hand, mit denen es gelingt, mit LOGIK erfolgreich zu sein.

Tipp 1: Verliere LOGIK niemals aus den Augen!

Notiere dir die Bedeutung des Akronyms auf einem Notizzettel und klebe ihn an deinen Monitor. So hast du ihn stets vor Augen. Nimm ihn ab, wenn du routiniert nach LOGIK E-Mails schreibst.

L = Limitierung

Um was geht es in deinem E-Mail?
Hilft dein E-Mail dabei eine Aufgabe zu erledigen? Welche?
Sind die Informationen Teil eines Projekts oder einer Präsentation? Welche(s)?

O = Ordnung (der nächsten Schritte)

Was soll der Empfänger konkret tun?
Was soll wie getan werden?
Benennst du die Reihenfolge der Arbeitsschritte (mit Deadline)?

G = Gewünschtes Resultat

Welches Ergebnis soll der Empfänger liefern?
Was erwartest du?
Wie soll dieses Resultat aussehen – Info, Grafik, Tabelle etc.?

I = Instrumente (im Einsatz)

Wie soll der Auftrag bearbeitet werden?
Soll ein Anhang bearbeitet und gelesen werden?
Gibt es unterstützenden Hilfsmittel? (Checklisten, Formulare, Handbücher, Software, etc.)

K = Konsequenzen (für den Empfänger)

Welche positiven Folgen hat das Tun des Empfängers? (Zum Beispiel eine zeitliche Komponente: «Lieferobjekt fertiggestellt»)
Was heißt es für das Team, die Abteilung oder das Projekt?
Wird der Empfänger motiviert, das gewünschte Resultat zu erreichen?

Notieren deine Antworten stichwortartig oder formuliere erste Sätze. Ein kurzes Beispiel:

Björn Nübel

Der Textcoach

Hallo Ina

Deine Vorarbeit war hervorragend. Besten Dank.

Lese bitte den Rohentwurf und setzte dich kritisch mit den Folien 3 – 5, 8 – 10 und 12 – 15 auseinander.

Hier geht es um die Vorteile und Co. Habe ich alles erfasst? Gib Rückmeldung per Kommentarfunktion im Text – bis morgen Nachmittag.

Bei unserem Arbeitstempo haben wir die Präsentation deutlich vor der Deadline fertig. Das wäre genial – falls von der Programmleitung Änderungen gewünscht sind.

Viel Spass, Björn

Tipp 2: Schreibe wie ein Mini-Rock!

Keiner mag lange Sätze. Schreibe kurze Worte, kurze Sätze, kurze Absätze. Schreibe so kurz, dass Menschen nicht anders können, als hinzusehen.

Konzentriere dich auf den Kern deiner Nachricht. Acht bis zehn Sätze sind genug. Der Vorteil: Kurze E-Mails werden komplett im Ausschnitt-Fenster des E-Mail-Postfachs angezeigt. Der Empfänger muss zum Lesen nicht scrollen.

Tipp 3: Setze gezielt Ankerpunkte fürs Auge!

Mach dir nichts vor, dein Text wird in den seltensten Fällen komplett gelesen. Es gilt, die wichtigsten Infos beim Querlesen zu vermitteln. Setze punktuell den Fettdruck ein. Nutze ihn für wenige, aber bedeutsame Textstellen. Verzichte auf andere Akzente. Fette niemals einzelne Wörter oder die gleiche Botschaft.

Schachtelsätze stören. Ebenso lange Zeilen. Auflistungen werden schnell erfasst.

Hebe Stichworte hervor oder fette sie.
Kurze Absätze bestehen aus 3 Sätzen.
Kurze Zeilen (max. 10 Wörtern) werden ruck, zuck gelesen.

Dieser Beitrag basiert auf derLOGIK-Methode der WEKA Business Media AG. Danke, diese hilft mir und meinen Kunden.