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3 Tipps, mit denen du 50% deiner E-Mails kinderleicht löschst

3 Tipps, mit denen du 50% deiner E-Mails kinderleicht löschst

Abermals stellte ich mir die Frage: Die E-Mail, unschlagbares Kommunikationsinstrument oder «pain in the ass»?

Erkennst du dich bei einer dieser Aussagen wieder?

  • Meine Inbox platzt aus allen Nähten.
  • Da bin ich mal einen Tag nicht im Büro und habe über 80 neue Mails.
  • Ich weiß gar nicht wo ich mit dem Abarbeiten / Lesen anfangen soll.

E-Mails kosten Zeit und Nerven. Speziell dann, wenn sie schlecht geschrieben sind und man alle lesen will.

Ich zeige dir, wie du deinen Umgang mit vielen E-Mails optimierst und damit zuverlässig die E-Mail-Flut reduzierst.

E-Mails löschen, aber welche? 3 Tipps, die dir garantiert helfen.

Wie du weißt, favorisiere ich die LOGIK-Methode, um die E-Mail-Flut langfristig zu reduzieren. Der Vorteil: Du machst den Unterschied, indem du deine E-Mails strukturierst und dich nur auf relevante Inhalte fokussierst. Dies entlastet dich nachhaltig.

Aber bis du dies schaffst, musst du erst deine tägliche E-Mail-Flut reduzieren. Und zwar zackig! Es gilt: E-Mails schnell zu sichten und so viele wie möglich in kürzester Zeit zu löschen.

Halte dir stets eins vor Augen. Der Großteil der E-Mails ist irrelevant. Und genau dies nutzen wir. Du musst lernen, zwischen wesentlichen und unwesentlichen E-Mails zu unterscheiden. Meine 3 Tipps helfen dir dabei.

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Tipp 1: Kenne ich, kenne ich nicht

Bevor du eine E-Mail öffnest, siehst du sofort wichtige Informationen – Löschkriterien. Zum Beispiel den Absender. Ich empfehle dir, binär vorzugehen. Bei der Sichtung schaust du, ob du den Namen des Absenders kennst und reagierst darauf spontan auf zwei Arten:

  • Kenne ich (1) - behalten
  • Kenne ich nicht (0) - löschen

Fällt dir das Löschen schwer (es könnte ja ein unbekannter Kunde oder Kollege sein), dann wende dich sofort Tipp 2 zu.

Tipp 2: Brauche ich, brauche ich nicht

Der Betreff bietet dir ein weiteres wichtiges Löschkriterium. Hier erfährst du, welcher Inhalt dich erwartet. (Naja, im Optimalfall ist das so) Dank des Betreffs weißt du, ob die E-Mail für dich und deine Arbeit (un-)wesentlich ist – unabhängig davon, ob du den Absender kennst oder nicht.

Hier einige Fragen, mit denen du schnell und erfolgreich unterscheidest:

  • Kannst du mit dem etwas anfangen? Verstehst du, um was es geht? Kennst du die Thematik?
  • Auf welchen E-Mail-Inhalt schließt du aufgrund des Betreffs?
  • Ist der Betreff für deine Arbeit, einen Bericht oder dein Projekt wichtig?
  • Handelt es sich um eine Antwort auf eines deiner E-Mails?

Beantwortest du diese Fragen konsequent mit «Nein», sind diese unwesentlich für deine Arbeit. Lösch sie direkt.

Ist ein E-Mail wesentlich für deine Arbeit, dann wende dich Tipp 3 zu.

Bis jetzt hast du schon einen Großteil deiner E-Mails gelöscht – und dies in wenigen Minuten.

Tipp 3: Mache ich, mache ich nicht

Jetzt wird es ernst! Öffne nacheinander die übrigen E-Mails. Beurteile den Inhalt nach zwei Kriterien und entscheide dann, welche du löschst:

  • Aktivität: Fordert man dich auf, etwas zu tun? Sollst du etwas lesen, bearbeiten oder erledigen? Falls ja, wende dich sofort dem zweiten Aspekt zu. Falls nein: Löschen!
  • Frist / Termin: Nennt die E-Mail einen Termin, bis wann die Aktivität erledigt sein soll? Ist es ein kurzfristiges Datum – zum Beispiel zwischen zwei und vier Wochen? Falls ja, übertragen diesen unverzüglich in deinen Kalender. Falls nein (d.h., eine Deadline fehlt), lösche das E-Mail. Falls du davor scheust, senden diese an den Absender zurück und bitte um einen konkreten Termin.

Jetzt hast du erfolgreich zwischen wesentlichen und unwesentlichen E-Mails unterschieden – und mit Sicherheit 50% deiner E-Mails gelöscht. Das Beste: Alles in wenigen Minuten.

Du hast Zeit gespart. Zeit, die du in die übrigen E-Mails investieren kannst. Am besten schreibst du diese nach der LOGIK-Methode.

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Dieser Beitrag basiert auf einem Ansatz der WEKA Business Media AG. Danke, dieser hilft mir und meinen Kunden bei der täglichen Arbeit!