3 Tipps, mit denen du 50% deiner E-Mails kinderleicht löschst
Abermals stellte ich mir die Frage: Die E-Mail, unschlagbares Kommunikationsinstrument oder «pain in the ass»?
Erkennst du dich bei einer dieser Aussagen wieder?
E-Mails kosten Zeit und Nerven. Speziell dann, wenn sie schlecht geschrieben sind und man alle lesen will.
Ich zeige dir, wie du deinen Umgang mit vielen E-Mails optimierst und damit zuverlässig die E-Mail-Flut reduzierst.
E-Mails löschen, aber welche? 3 Tipps, die dir garantiert helfen.
Wie du weißt, favorisiere ich die LOGIK-Methode, um die E-Mail-Flut langfristig zu reduzieren. Der Vorteil: Du machst den Unterschied, indem du deine E-Mails strukturierst und dich nur auf relevante Inhalte fokussierst. Dies entlastet dich nachhaltig.
Aber bis du dies schaffst, musst du erst deine tägliche E-Mail-Flut reduzieren. Und zwar zackig! Es gilt: E-Mails schnell zu sichten und so viele wie möglich in kürzester Zeit zu löschen.
Halte dir stets eins vor Augen. Der Großteil der E-Mails ist irrelevant. Und genau dies nutzen wir. Du musst lernen, zwischen wesentlichen und unwesentlichen E-Mails zu unterscheiden. Meine 3 Tipps helfen dir dabei.
Tipp 1: Kenne ich, kenne ich nicht
Bevor du eine E-Mail öffnest, siehst du sofort wichtige Informationen – Löschkriterien. Zum Beispiel den Absender. Ich empfehle dir, binär vorzugehen. Bei der Sichtung schaust du, ob du den Namen des Absenders kennst und reagierst darauf spontan auf zwei Arten:
Fällt dir das Löschen schwer (es könnte ja ein unbekannter Kunde oder Kollege sein), dann wende dich sofort Tipp 2 zu.
Tipp 2: Brauche ich, brauche ich nicht
Der Betreff bietet dir ein weiteres wichtiges Löschkriterium. Hier erfährst du, welcher Inhalt dich erwartet. (Naja, im Optimalfall ist das so) Dank des Betreffs weißt du, ob die E-Mail für dich und deine Arbeit (un-)wesentlich ist – unabhängig davon, ob du den Absender kennst oder nicht.
Hier einige Fragen, mit denen du schnell und erfolgreich unterscheidest:
Beantwortest du diese Fragen konsequent mit «Nein», sind diese unwesentlich für deine Arbeit. Lösch sie direkt.
Ist ein E-Mail wesentlich für deine Arbeit, dann wende dich Tipp 3 zu.
Bis jetzt hast du schon einen Großteil deiner E-Mails gelöscht – und dies in wenigen Minuten.
Tipp 3: Mache ich, mache ich nicht
Jetzt wird es ernst! Öffne nacheinander die übrigen E-Mails. Beurteile den Inhalt nach zwei Kriterien und entscheide dann, welche du löschst:
Jetzt hast du erfolgreich zwischen wesentlichen und unwesentlichen E-Mails unterschieden – und mit Sicherheit 50% deiner E-Mails gelöscht. Das Beste: Alles in wenigen Minuten.
Du hast Zeit gespart. Zeit, die du in die übrigen E-Mails investieren kannst. Am besten schreibst du diese nach der LOGIK-Methode.
Dieser Beitrag basiert auf einem Ansatz der WEKA Business Media AG. Danke, dieser hilft mir und meinen Kunden bei der täglichen Arbeit!